Caso de Éxito: ETHOS + Recado

ETHOS es una empresa ecuatoriana especializada en soluciones integrales de administración de propiedades, enfocada en edificios, bodegas y proyectos inmobiliarios. Como parte del grupo ALMAX, gestionan una plataforma residencial que atiende a decenas de residentes y empresas a nivel nacional. Implementaron Recado para transformar su servicio de atención al cliente, logrando reducir en un 50% el tiempo operativo y centralizar todos sus procesos de gestión.

Antes de Recado, ETHOS enfrentaba una crisis operativa en su gestión de propiedades que afectaba tanto a su equipo como a sus residentes:

• Canales fragmentados: Manejaban atención a través de WhatsApp, correo electrónico, call center y atención presencial, provocando una saturación operativa y gestión desordenada.
• Pérdida de solicitudes: Los requerimientos no se registraban adecuadamente, las solicitudes se perdían o no se respondían, generando frustración en los residentes.
• Infraestructura caótica: Necesitaban múltiples dispositivos (computadoras, celulares) para responder, mezclando incluso líneas personales del equipo con comunicaciones laborales.
• Tiempos de respuesta críticos: Las demoras prolongadas ocasionaban cancelaciones del servicio y clientes molestos, especialmente en situaciones de emergencia como filtraciones o cortes eléctricos.

Esta situación no solo afectaba la eficiencia operativa, sino que comprometía la calidad del servicio que ETHOS prometía a sus residentes.

Recado implementó un agente de IA con capacidades avanzadas que va más allá de responder preguntas, ejecutando acciones concretas para resolver las necesidades de los residentes:

Automatizaciones Inteligentes

• Autenticación segura: Sistema de verificación por código que identifica automáticamente a cada residente y su propiedad asociada.
• Gestión de tickets: Creación y seguimiento automático de tickets de soporte, clasificados por urgencia y tipo de requerimiento.
• Consultas de estado de cuenta: Los residentes pueden consultar su información financiera de forma instantánea y segura.
• Generación de certificados: Emisión automática de certificados de expensas sin intervención humana.
• Reportes multimedia: Recolección de reportes con fotos para emergencias como filtraciones o daños en las instalaciones.

Integraciones Clave

El agente se integró completamente con el sistema interno ETHOS, permitiendo acciones en tiempo real que antes requerían procesos manuales extensos. Estas integraciones incluyen autenticación de usuarios, consulta de estados de cuenta, creación de tickets y generación automática de documentos.

La implementación de Recado transformó radicalmente las operaciones de ETHOS:

Transformación Operativa: Antes vs Después

Beneficios Adicionales

• Mejor experiencia para residentes: Información acertada, rápida y en un solo canal
• Gestión eficiente de emergencias: Respuesta inmediata a filtraciones, cortes eléctricos y fugas
• Reducción del estrés operativo: El personal puede enfocarse en tareas de mayor valor
• Escalabilidad garantizada: Solución lista para expandirse a nuevas propiedades sin aumentar personal

La implementación fue fluida gracias al soporte continuo del equipo de Recado. Como destacó ETHOS: "El equipo de Recado ofreció un soporte continuo, resolviendo dudas y guiando a ETHOS en todo el proceso de configuración, uso y optimización del chatbot."

El proceso incluyó la personalización completa del agente para manejar los flujos específicos de gestión inmobiliaria, desde la autenticación de residentes hasta la generación automática de documentos oficiales.